E-Rechnungen in Unternehmen

Mit dem Jahreswechsel zum 01.01.2025 wird es eine Neuerung für viele Unternehmen geben, denn die E-Rechnung wird für alle Unternehmen bindend und verpflichtend sein. Doch was bedeutet das im Einzelnen und welche Vorkehrungen müssen nun getroffen werden?

Hier findest du alle Informationen, um den Prozess in deinem Unternehmen anzustoßen und umzusetzen, denn ab dem neuen Jahr müssen E-Rechnungen nicht nur empfangbar sein, sondern du musst diese auch erstellen können. Das gilt nicht nur für Unternehmen, die sich gegenseitig Aufträge erteilen, sondern auch für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.

Gesetzliche Grundlage – das Wachstumschancengesetz

Die Bundesregierung beschloss dieses am 22.3.2024 das Wachstumschancengesetz, welches die Basis für die E-Rechnungen bildet. Somit gibt es zukünftig strukturierte Datensätze in Form von XML-Daten. Als technologische Grundlage wird hier auf die Norm CEN 16931 verwiesen. Durch diese Richtline wird die Vereinheitlichung der öffentlichen Verwaltung in Europa vorangetrieben und es soll einen flüssigen Rechnungsaustausch ermöglichen. Zudem fördert sie auch die Effizienz und die Transparenz.

Empfangsbereitschaft ab 01.01.2025

Zudem müssen Unternehmen mit einem Umsatz von 800.000 Euro den Empfang der E-Rechnungen ermöglichen, zugleich müssen diese Unternehmen auch E-Rechnungen schreiben. Des Weiteren gilt eine Beweislastumkehr – hier müssen die Rechnungsempfänger gefragt werden, ob die Rechnungübermittlung per Papier oder als herkömmliches PDF erfolgen darf.

X-Rechnungen und deren Umsetzung

Ab November 2018 mussten öffentliche Behörden des Bundes, der Länder und zum Schluss auch die Kommunen X-Rechnungen empfangen, annehmen und auch verarbeiten können. Ab 2020 – genau im November war es dann für Unternehmen, die mit kommunalen Stellen zusammenarbeiteten, Pflicht, X-Rechnungen zu schreiben.

Status Quo

Mit Beschluss des Gesetzes sind alle Unternehmen nun verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die PDF-Datei oder die ausgedruckte Rechnung auf Papier hat damit ausgedient. E-Rechnungen enthalten einen sogenannten XML-Datensatz, der die eigentlichen Rechnung darstellt. Diese Daten sind maschinell lesbar. Es gibt aber unterschiedliche Rahmenbedingungen für Unternehmen, diese sind entscheidend, ob du E-Rechnungen schreiben musst.

PDF-Dateien sind keine e-Rechnung!

Wer bisher PDF-Dateien als „elektronische“ Rechnungen verschickt hat, kann dieses ab dem 01.01.2025 nicht mehr tun. Es müssen die o.g. Formalien eingehalten werden, da es sich nicht um einstrukturiertes Datenformat handelt.

Um eine Rechnung maschinell lesen zu können, zum Beispiel durch Texterkennungssoftware, sogenannter OCR-Lösungen, wird es mit herkömmlichen PDF-Rechnungen schwierig. Ist die Rechnung ein strukturierter Datensatz, stehen die wichtigen Informationen immer an derselben Stelle und können so viel besser ausgelesen werden.

Jetzt ins digitale Zeitalter investieren

Mit der Einführung der E-Rechnung wird es für Unternehmen auch Zeit darüber nachzudenken, ihre Abläufe im gesamten Unternehmen in digitale Prozesse umzuwandeln. Durch die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist es möglich, schneller auf Veränderungen jeglicher Art zu reagieren. Ein Beispiel ist das Forderungsmanagement. Ist der Prozess digital, lassen sich Abläufe automatisiert und ressourcenschonend umsetzen.

Das spart Geld, welches als Re-Invest wieder ins Unternehmen zurück fließen kann. Durch Prozessoptimierung werden nicht nur Geldfresser analysiert, sondern machen das Unternehmen auch wirtschaftlicher für die Zukunft.

Wann sind E-Rechnungen verpflichtend im B2C-Bereich?

Wer mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, der muss seit 2020 bereits eletronische Rechnungen schreiben. Grundlage hierfür ist die E-Rechnungsverordnung. Ab 2028 gilt das dann für alle B2C-Unternehmen in Deutschland. Die offizielle Pflicht ist also der 01.01.2025.

Gibt es Übergangsfristen für die e-Rechnungen?

Ja, doch muss hier klar unterschieden werden. Übergangsregeln bis 2026 beinhalten:

1. B2B-Umsätze von 2025 und 2026 dürfen noch mit Rechnungen in Papierform übermittelt werden.
2. Wer keine eleketronischen Rechnungen schreiben kann und welche nicht dem neuen Format gerecht werden, sind zulässig, aber es muss der Rechnungsempfänger vorher gefragt werden.

Übergangsfristen bis Ende 2027

Umsätze aus dem Jahr 2027 fallen ebenfalls unter die Übergangsregel von 2026. Sollte der Umsatz im Vorjahr max. 800.000 Euro betragen. Ist dieser überschritten, ist die Pflicht, E-Rechnungen zu schreiben.

Was passiert ab 2028?

Ab 2028 ist für alle Unternehmen die E-Rechnung verpfichtend.

Welche Formate gibt es für E-Rechnungen?

Brauche ich für die E-Rechnungen eine spezielle Software?

Ja. Wer bisher seine Rechnungen mit Word oder Excel erstellt hat, muss sich hier umstellen. Nun wäre der Zeitpunkt sich um eine Software-Lösung zu bemühen, die diesen digitalen Prozess abbildet. Es gibt viele Lösungen am Markt, sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen, als auch für Großunternehmen. Welche Lösung zu einem passt, muss genau im Unternehmen ermittelt werden. Die agebotenen Lösungen sind entweder nur auf Rechnungserstellung und alle dafür notwendigen Folgeschritte wie Mahnwesen ausgelegt und oder auch in Kombination aus Rechnungserstellung und Kundendatenverwaltung (CRMs) am Markt erhältlich.

Eine Empfehlung kann ich und möchte ich nicht abgeben, da jedes Unternehmen eigene Prozesse hat, die auf die jewelige Software zugeschnitten werden müssen.

Leitfaden für dein Unternehmen

Damit das Thema E-Rechnungen für dich nicht zu einer unüberwindbaren Hürde wird, habe ich einen Leitfaden erstellt, der dir die wichtigsten Dinge noch einmal verdeutlicht. Er dient als Praxisbegleiter und soll dich bei der Umsetzung deiner digitalen Prozesse unterstützen. Den Leitfaden kannst du kostenfrei erhalten.

Für wen ist der Leitfaden?

• Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Buchhalter
• IT-Leiter, Mitarbeiter IT-Abteilungen
• Geschäftsführer, Inhaber von kleinen und mittelständischen Unternehmen

Denk an die Verfahrensdokumentation

Durch die Digitalisierung der Unternehmensprozesse sollte auch daran gedacht werden, eine Verfahrensdokumentation anzufertigen.
Mit dieser Dokumentation wird der aktuelle IST-Zustand des Unternehmens festgehalten. Gleichzeitig bildet sie auch die Grundlage für
weitere Schritte in der Umsetzung von digitalen Prozessen im gesamten Unternehmen und zur Optimieurng bestehender Prozesse.

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist die Sicherheit bei einer bevorstehenden Betriebsprüfung – auch hier werden Verfahrensdokumentationen
einbezogen. Fehlt beispielsweise Personal oder eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten, beginnen viele Teams mit dem Vorhandenen zu
arbeiten und zu improvisieren.

Was muss ich sonst noch wissen?

Der Leitfaden zum Thema e-Rechnungen gibt allgemeine Hilfestellungen bei der Umsetzung für die e-Rechnung. Steuerrechtliche Fragen kann der Leitfaden nicht leisten, hierzu muss im Einzelfall der zuständige Steuerberater gefragt werden.